Hoppa till innehållet
Nemtrack
Prova gratis

Körjournal

Elektronisk körjournal: vad det är, krav och fördelar

Av Jonas Brockdorff, grundare av Nemtrack · Uppdaterad

En elektronisk körjournal registrerar varje resa automatiskt med datum, adresser och kilometer, oftast från en GPS-tracker i bilen. Den används för att styrka skattefri milersättning och för att hålla isär privat och tjänst i förmånsbilen. Fördelen jämfört med papper och Excel är att resorna inte behöver kommas ihåg och skrivas ner i efterhand. Hos Nemtrack kostar den 60 kr i månaden per bil exkl. moms plus en tracker från 650 kr.

Kort sagt

  • Skatteverket godkänner inga särskilda system men rekommenderar vad körjournalen ska innehålla. Se vad en körjournal enligt Skatteverket i praktiken innebär.
  • Resorna kommer från GPS. Medarbetaren markerar bara privat eller tjänst och eventuellt ett syfte.
  • Priset beror på om den körs i telefonen, på en köpt tracker eller en hyrd. Se vad en elektronisk körjournal kostar.

Vad bör en körjournal innehålla?

Oavsett om den förs på papper, i Excel eller elektroniskt bör en körjournal kunna visa:

  • Bilens registreringsnummer och mätarställning vid årets början och slut
  • Datum för varje resa
  • Start- och slutadress
  • Körsträcka
  • Syftet med resan och vem som besöktes

I en förmånsbil ska körjournalen också visa hur körningen fördelas mellan privat och tjänst.

Skatteverket beskriver detta på sin sida om körjournal. Vad som gäller beror på er situation, så prata med er redovisningskonsult om ni är osäkra.

Problemet med manuell körjournal

De flesta som har försökt föra körjournal för hand känner igen problemet: det skjuts upp, glöms bort eller fylls i oprecist efter minnet flera dagar senare. Det skapar två risker: bristfälligt underlag och bortslösad tid för medarbetare och ekonomi.

Och det är ingen liten detalj. Vid en granskning är det företaget som ska kunna styrka körningen. Är körjournalen bristfällig riskerar en annars skattefri milersättning att bli skattepliktig, eller en tjänstebil att ge bilförmån. Det är en dyr följd av ett kalkylark som inte hölls uppdaterat.

Vad gör en elektronisk körjournal annorlunda?

En elektronisk körjournal kopplad till GPS-spårning registrerar resorna automatiskt, i takt med att de körs. Det finns inget att komma ihåg eller skriva ner efteråt. Data finns redan, och det enda som återstår är att välja tjänst eller privat och eventuellt skriva ett syfte.

Fördelarna är:

  • Precision. Körningen registreras som den faktiskt sker, inte som den minns i efterhand.
  • Tidsbesparing. Ingen manuell inmatning för vare sig förare eller ekonomi.
  • Överblick. Historik med rutter och tider finns tillgänglig när något ska styrkas.
  • Export. Data kan tas ut som rapport när den behövs.

Papper, Excel eller elektroniskt: kort jämförelse

Jämförelse Papper/Excel Elektronisk körjournal
Registrering Manuell, i efterhand Automatisk, medan man kör
Risk för fel Hög Låg
Tidsåtgång Löpande I stort sett ingen
Underlag Beror på disciplinen Finns redan

Så fungerar det i Nemtrack

Nemtracks körjournal registrerar automatiskt varje resa utifrån GPS-data från trackern i fordonet. Medarbetaren sveper resan åt höger för tjänst och åt vänster för privat, även för resor upp till 12 månader bakåt. Ni kan också ställa in en regel för dagar och klockslag, så att resor under arbetstid blir tjänst av sig själva. Allt samlas i en rapport som kan användas i bokföringen och för milersättningen. Vill ni slippa montering helt kan ni använda en GPS-tracker för OBD-uttaget, som ni bara sätter i. Annars monteras Nemtrack Fleet fast i fordonet. System och app finns på svenska.

Kom igång

Körjournalen ingår i Nemtrack PRO för 60 kr i månaden per bil exkl. moms. Trackern köps en gång, till exempel Nemtrack Plug för 650 kr, eller så kan ni hyra Nemtrack Plug med PRO för 90 kr i månaden utan att köpa utrustning. Ni kan prova Nemtrack gratis i 30 dagar.

Se det i Nemtrack

Jonas från Nemtrack visar den elektroniska körjournalen: resorna kommer automatiskt från GPS, du markerar privat eller i tjänsten och skriver syfte, ersättningen räknas ut och körjournalen exporteras som PDF eller CSV. Inspelad i Nemtracks demokonto. Speakern talar danska och visar danska satser.

Cirka 4 min med ljud på danska. Inspelad i Nemtrack med ett demokonto.
Hoppa till ett kapitel (8)
  1. 0:00Körjournalen och veckans resor
  2. 0:30Privat eller i tjänsten, syfte och anteckning
  3. 0:45Godkänn resor
  4. 1:00Export till PDF
  5. 1:45Smart körjournal
  6. 2:00Ersättning
  7. 2:15Satser
  8. 3:00Stäng månad och automatisk klassificering

Se den på YouTube

Vanliga frågor

Är en elektronisk körjournal godkänd av Skatteverket?
Skatteverket ställer krav på vad underlaget innehåller, inte på om det förs på papper eller elektroniskt. En elektronisk körjournal som registrerar datum, adresser, syfte och kilometer uppfyller normalt rekommendationerna, men kontrollera alltid det konkreta med er redovisningskonsult eller på skatteverket.se.
Måste medarbetaren göra något varje dag?
Resorna registreras automatiskt via GPS. Medarbetaren sveper resan åt höger för tjänst och åt vänster för privat i appen, eller så sätter en fast regel för arbetstiden det. Syfte och anteckning kan läggas till, men adresser och kilometer behöver inte skrivas ner.
Kan man ändra en resa i efterhand?
Ja. Ni kan gå igenom resorna och justera tjänst eller privat innan rapporten tas ut. Själva rutten och kilometerna ligger fast från GPS-registreringen.
Gäller körjournalen även maskiner?
Nej, körjournalen gäller fordon. För maskiner använder ni i stället historik, motortimmar och rapporter i Nemtrack.

Läs också