Projektstyrning med montörsapp, tid och faktura
Ärenden från offert till faktura: planering, montörsapp, tid, inköp, egenkontroll och täckningsbidrag. Med trackers kommer GPS-tid och körning med.
Til: Hantverkare, entreprenörer och serviceföretag med personal och maskiner ute på uppdragen.
I korthet
Projektstyrningen i Nemtrack heter Nemstyring. Varje ärende får ett nummer och en statusrad från offert till avslutat, så alla ser var ärendet står. Kunden tackar ja till offerten direkt från mejlet, montörerna har besöken i appen och kontoret godkänner tiden och skapar fakturan i Nemtrack. Allt fungerar utan trackers, eftersom montören själv registrerar tiden i appen. Har bilarna och maskinerna en tracker kommer GPS-tid, motortimmar och körning med på ärendet, och ni kan hitta den montör som är närmast. Nemstyring kostar 60 kr/mån per användare. Vill ni ha GPS-delen med tillkommer trackers och abonnemang per enhet.
- Ärenden med nummer och statusrad från offert till avslutat
- Offert som PDF med länk. Kunden accepterar eller avböjer från mejlet utan att logga in
- Planering med snabborder, förslag på medarbetare och varning vid överbokning
- Montörsapp med navigering, checklista, foton, material, extraarbete och kundens underskrift. Fungerar även utan täckning
- Tidrapportering som kontoret godkänner innan den går till faktura och lön
- Grossistens faktura direkt på mejl, även som e-faktura, lagd på ärendet som kostnad
- Lager per plats och per servicebil med skanning
- A conto, faktureringsplan, slutfaktura och kreditnota direkt i Nemtrack
- Kalkyl och täckningsbidrag per ärende, kund och medarbetare
- Egenkontroller, reklamationer och serviceavtal
- Kundportal där kunden ser besök, offerter och fakturor och kan be om ett besök
- Onlinebetalning av fakturan med kort
- Med trackers: GPS-tid, motortimmar och körning i ärendets zon
Prova projektstyrningen själv
Klicka runt bland ärenden, kalender och ekonomi i ett demokonto med påhittade kunder. Ingen inloggning, och ni kan inte förstöra något.
Öppnas i en ny flik. Demo med påhittade data.
Offerter som kunden kan tacka ja till från mejlet
Offerten görs med fast pris eller timpris och material från er egen katalog, och kundens fasta rabatt och ert standardpåslag kommer med av sig själva.
Läs mer
Kunden får den som PDF med en länk, ser rader, moms och total och svarar direkt i telefonen. Accepten sparas med namn och tidpunkt, och avböjer kunden kan en motivering skrivas. Sedan blir offerten ett ärende med pris och material, så inget behöver skrivas in igen. Ändrar ni en offert efter att den är skickad slutar den gamla länken att fungera.
Ärendet från offert till avslutat
Varje ärende får ett nummer och en statusrad: Offert, Bekräftat, Pågår, Färdigrapporterat, Fakturerat och Avslutat. Statusen flyttas när något händer på ärendet, så ingen behöver komma ihåg att ändra den.
Läs mer
Ärendet samlar kund, adress, besök, material, kostnader och dokument, och en logg visar vad som har hänt. Slår ni på kundmeddelandena får kunden själv besked när uppdraget är bekräftat, när montören är på väg och när det är utfört, och en påminnelse om en offert inte är besvarad.
Montörerna har ärendet i fickan
Montören ser bara sina egna besök med adress, bil, arbetsområde och en kort instruktion. Rutten öppnas direkt från besöket och en lista visar vad som ska med i bilen.
Läs mer
Tiden registreras i appens tidflik och checklistan bockas av med tidpunkt och användare för varje punkt. Förbrukat material justeras till det som faktiskt gick åt. Uppstår extraarbete skriver montören in det med tid och material, och kunden kan godkänna direkt eller be om en offert. Kontoret sätter priset. Till sist kan kunden skriva under i telefonen. Saknas täckning sparas allt och skickas när förbindelsen är tillbaka. Montören ser aldrig priser eller inköpspriser.
Planera veckan utan att överboka folk
Kalendern samlar besöken från alla ärenden, så kontoret kan se veckan per medarbetare, dag för dag eller på en tidslinje med kapaciteten och planerat mot utfört. En dag med för många timmar markeras, och semester, frånvaro och helgdagar räknas med.
Läs mer
Ringer en kund skapar kontoret en snabborder, och Nemtrack föreslår nästa lediga tid och den medarbetare som passar bäst utifrån yrke, omväg på dagens rutt och om medarbetaren känner kunden. Sjukanmäler sig en medarbetare flyttas dagens besök med ett klick. Nemtrack kan också föreslå en fördelning av dagens uppdrag med ordning och körtid, men inget ändras innan ni själva säger ja. Fasta serviceavtal skapar besöket av sig själva varje period.
Inköp och lager
Grossistens fakturor kan skickas direkt till er inkorg i Nemtrack, även som e-faktura. Nemtrack föreslår ärende utifrån ärendenumret på fakturan, och kontoret lägger den på som kostnad med ett klick.
Läs mer
Inget läggs på ett ärende av sig självt. Lagret kan föras per plats och per servicebil, och skannar montören en vara dras den från lagret direkt. Artikellistor och grossistens prisfil kan läsas in i katalogen.
Egenkontroll och reklamationer
Egenkontroller kan göras per ordertyp, så montören svarar på rätt punkter och tar bilder under arbetet, och rapporten kan skickas som PDF till kunden.
Läs mer
Klagar en kund skapas en reklamation på ärendet med nummer, ansvarig och svarsfrist. Dokumentation och korrespondens samlas på reklamationen, och ett återbesök planeras direkt därifrån. Till sist kan kunden svara på om de är nöjda med lösningen.
Det trackerna tillför
Projektstyrningen fungerar utmärkt utan trackers. Har bilarna och maskinerna en tracker kan ni lägga en zon runt byggarbetsplatsen eller kundens adress.
Läs mer
Ärendet visar då tid på platsen, motortimmar på maskinerna och körning till och från ärendet. Ni kan också slå på att tiden startar av sig själv när montörens bil når dagens besök inom arbetstiden och blir stående, och stoppar när bilen kör igen. Montören kan justera tiden och kontoret godkänner den alltid. Med trackers kan ni dessutom hitta den montör som är närmast ett nytt uppdrag, skicka kunden en länk för att följa bilen och se om en bil har stått hos en kund en dag utan besök.
Vet vad varje ärende tjänar
På varje ärende ser ni intäkt, kostnad och täckningsbidrag. Kalkylen ställer det offererade mot det förbrukade och det fakturerade, så ni ser om ärendet håller medan det pågår, och den kan hämtas som PDF. Timmarna räknas med medarbetarens kostnad och materialen med inköpspriset från katalogen.
Läs mer
Ekonomiöversikten samlar siffrorna per ärende, kund och medarbetare och visar faktureringsgraden och det arbete som är utfört men ännu inte fakturerat.
Kundportal och onlinebetalning
Med kundportalen får kunden en länk utan inloggning där de ser kommande besök, utförda besök med rapport, offerter och fakturor. Kunden kan boka ett besök eller be om att flytta eller ställa in ett enligt era regler, till exempel senast 24 timmar innan.
Läs mer
Nemtrack ändrar aldrig planen själv: kontoret får besked, justerar besöket och svarar kunden i portalen. Länken kan stängas av eller bytas när som helst. Kunden betalar fakturan med kort från en länk i fakturamejlet eller en QR-kod på PDF-fakturan. Pengarna går direkt till ert eget Stripe-konto, aldrig via Nemtrack, och Nemtrack lägger inte på någon avgift. Stripes egen avgift dras på ert konto. Fakturan markeras som betald av sig själv.
Faktura, a conto och påminnelse
Fakturan görs från ärendet som slutfaktura, a conto eller med utvalda rader, och en faktureringsplan kan dela upp ett stort ärende. Slutfakturan drar av a conto-beloppen, och det som är fakturerat låses så att inget kommer med två gånger.
Läs mer
Bara de godkända timmarna kommer med. Nemtrack ger fakturan ett eget nummer och skickar den till kunden på mejl. Är den inte betald i tid markeras den som förfallen och ni kan skicka en betalningspåminnelse. Ska något rättas gör ni en kreditnota för hela fakturan eller en del av den. Har ni Business Central kopplat kan fakturan också skickas vidare dit, så att ingen skriver in den två gånger.
För iPhone och Android
Även i mobilen
Så ser uppdraget ut för montören: adress och navigering, vad som ska med, checklista, förbrukat material och kundens underskrift.
Även för iPad. Logga in med ert Nemtrack-konto. Appen finns på svenska.
Så fungerar det
- 1Skicka offerten. Kunden accepterar från mejlet och offerten blir ett ärende med pris och material
- 2Planera besöken och fördela dem på montörerna. De ser dem i appen
- 3Montören registrerar tid, checklista, material, extraarbete och kundens underskrift på besöket
- 4Godkänn tiden, skapa fakturan från ärendet och följ det tills det är avslutat
Regneeksempel · 5 medarbetare och 4 bilar
- Nemstyring, 5 användare
- 300 kr/mån
- Abonnemang för 4 bilar (Basis)
- 200 kr/mån
- 4 × Nemtrack Fleet (engångsköp)
- 3 200 kr
500 kr/mån för offerter, montörsapp, faktura, GPS-tid från bilarna och ett täckningsbidrag på varje ärende.
Alla priser exkl. moms.
Exempel
En offert på en dränering accepteras från kundens mejl och blir ett ärende. Kontoret planerar besöket, montören ser det i appen, åker ut och registrerar tiden. Kunden vill också byta en hängränna, så montören skriver in det som extraarbete och kunden godkänner i telefonen. På fredagen godkänner kontoret veckans timmar, ser att ärendet har tjänat det det skulle och skickar fakturan.
Montörsappen
Uppdraget och timmarna i fickan
Montören får dagens uppdrag med adress, materiallista och beskrivning i telefonen och registrerar timmarna på samma ställe. Kontoret ser bilarna på kartan och följer hur långt uppdragen har kommit.
Frågor om projektstyrning
Vad kostar projektstyrningen?
Nemstyring kostar 60 kr/mån per användare exkl. moms och ni kan säga upp när som helst. Vill ni ha GPS-tid, körning och motortimmar på ärendena tillkommer trackers med Basis-abonnemang för 50 kr/mån per enhet.
Måste bilarna ha en tracker?
Nej. Offerter, ärenden, montörsapp, tid, faktura och ekonomi fungerar utan. Med trackers får ni också GPS-tid i ärendets zon, motortimmar, körning och hjälp att hitta närmaste montör.
Kan kunden acceptera offerten utan att logga in?
Ja. Kunden svarar direkt från mejlet.
Vad kan montörerna göra i appen?
Montören ser sina egna besök med adress, navigering och vad som ska med. Tid, foton, checklista, material, extraarbete och kundens underskrift registreras på besöket. Montören ser aldrig priser.
Kan vi göra a conto-fakturor?
Ja. Fakturan kan göras som a conto, som slutfaktura eller med utvalda rader, och en faktureringsplan kan dela upp ett stort ärende. Slutfakturan drar av a conto-beloppen, och det som är fakturerat låses.
Kan grossistens fakturor komma in direkt?
Ja. Grossisten skickar fakturan till er inkorg i Nemtrack, även som e-faktura. Nemtrack föreslår ärende utifrån ärendenumret och kontoret lägger den på som kostnad.
Kan timmarna användas till lön?
Ja. Kontoret godkänner timmarna, och bara godkänd tid kommer med på fakturan och i lönen. Lönen kan tas ut som CSV-fil till ert lönesystem.
Kan kunden betala fakturan online?
Ja, när ni har kopplat ert eget Stripe-konto. Då kommer en betalningslänk i fakturamejlet och en QR-kod på PDF:en, och kunden betalar med kort. Pengarna går direkt till er och Nemtrack tar ingen avgift.
Har kunden en sida där de kan följa med?
Ja. Slår ni på kundportalen får kunden en länk utan inloggning där de ser kommande och utförda besök, offerter och fakturor. Kunden kan be om ett besök eller om att flytta eller ställa in ett, och kontoret bekräftar alltid själv.
Kan vi fakturera utan affärssystem?
Ja. Nemtrack numrerar fakturan och skickar den på mejl. Har ni Microsoft Dynamics 365 Business Central kan den också skickas vidare dit.