Hoppa till innehållet
Nemtrack
Prova gratis

Uthyrning

Maskinuthyrning med GPS: överblick, faktisk användning och fakturaunderlag

Av Jonas Brockdorff, grundare av Nemtrack · Uppdaterad

Maskinuthyrning blir snabbt rörig när det är oklart vad som är ledigt, var maskinerna är, när de kommer tillbaka och vad kunden faktiskt har använt. Med uthyrning i Nemtrack samlar ni hyresavtal, flottkarta, status och fakturaunderlag i samma plattform.

Se status på utrustningen innan ni lovar bort den

Ett uthyrningssystem ska först och främst göra det tydligt vad som kan hyras ut. Nemtrack visar utrustningen på en flottkarta och med status, så att ni ser om en enhet är ledig, uthyrd eller ska på service.

Det ger ett bättre underlag när en kund ringer. Ni behöver inte börja med att ringa till gården eller leta i ett separat ark. Se status, hitta rätt enhet och skapa hyresavtalet med den kund och period som passar överenskommelsen.

Debitera efter den prismodell ni använder

Alla uthyrningar debiteras inte på samma sätt. En liten maskin kan ha ett fast pris, medan större utrustning debiteras per dag, drifttimme eller kilometer. Nemtrack stöder prismodeller per dag, timme, kilometer, motortimme eller fast pris.

När hyresavtalet avslutas räknar Nemtrack ut priset efter vald prismodell. Dag- och timpris följer hyresperioden, medan kilometer och motortimmar mäts för perioden, antingen med GPS eller utifrån mätarställningen på maskiner utan tracker. Det gör det enklare att förklara en faktura och följa upp om det uppstår frågor om användningen.

GPS är särskilt värdefullt på utrustning där drifttimmar eller placering spelar roll. Trackers på maskiner med ström ger data om position och användning, medan batteridriven spårning av utrustning passar släpvagnar och utrustning utan ström.

Undvik att samma maskin hyrs ut två gånger

En dubbelbokning är sällan bara ett fel i kalendern. Den kan betyda en kund som står utan maskin, en extra transport och en förlorad affär. I Nemtrack kan en maskin inte bokas två gånger. När ni skapar ett hyresavtal visar listan bara maskinerna som är lediga under perioden, och kalendern visar till exempel hur många minigrävare som är lediga en viss dag.

Låt kunden boka på er egen webbplats

Många hyrestagare vill hellre boka själva än ringa. Med bokning på er webbplats väljer kunden maskin och dagar, ser om det är ledigt, ser priset och bokar. Bokningen hamnar direkt i Nemtrack. Vill ni granska bokningen först kan den kräva godkännande, så att maskinen hålls åt er i upp till 48 timmar. Kunden ser bara maskintypen eller namnet ni har gett den, aldrig registreringsnummer eller position.

Utlämning och retur med underlag

Vid utlämning skriver ni maskinens skick, tar bilder med telefonen, noterar mätarställningen och låter kunden skriva under på skärmen. Vid retur gör ni samma sak och kontrollerar att tillbehören är med. Finns det skador gör ni en skaderapport med bilder. Då är det dokumenterat vad som lämnades ut om kunden senare har frågor.

Från hyresavtal till faktura

När maskinen kommer tillbaka och hyresavtalet avslutas mäts kilometer och motortimmar för perioden, och Nemtrack skapar fakturan direkt. Fakturan skickas som PDF per e-post till kunden, och en kreditnota kan skapas om något ska rättas. Använder ni Business Central kan fakturan skickas dit för bokföring.

Uthyrning och flotta i samma system, men var för sig

Flottstyrning och uthyrning löser olika uppgifter. Flottstyrning ger den löpande överblicken över positioner, historik, körjournal och service. Uthyrningsmodulen ger er arbetsflödet kring hyresavtal, status och debitering.

De kan använda samma enhetsdata men är två självständiga delar av den dagliga driften. Det är därför ni både kan följa utrustningen medan den är ute och hantera hyresavtalet ordentligt när det avslutas.

Se uthyrningsmodulen och sidan för maskinuthyrare för en genomgång av hyresavtal, prismodeller och fakturaunderlag i Nemtrack. Videon nedan visar den danska versionen.

Se det i Nemtrack

Jonas från Nemtrack går igenom uthyrningsmodulen: kalendern med lediga och uthyrda maskiner, hyresavtal med pris per dag, orderbekräftelse och hyresavtal, onlinebokning från er webbplats, faktura till bokföringen och rapporter över intäkter och utnyttjande. Inspelad i Nemtracks demokonto. Speakern talar danska.

Cirka 6 min med ljud på danska. Inspelad i Nemtrack med ett demokonto.
Hoppa till ett kapitel (11)
  1. 0:00Kalender: plan och tillgänglighet
  2. 0:30Överblick: intäkter, flottkarta och returer
  3. 1:00Skapa ett hyresavtal med period och pris
  4. 1:45Förläng ett hyresavtal
  5. 2:15Aktiva hyresavtal och upparbetat belopp
  6. 2:45Orderbekräftelse och hyresavtal
  7. 3:00Utrustning och maskinpass
  8. 3:45Onlinebokning från er webbplats
  9. 4:45Fakturor
  10. 5:00Integration med bokföring
  11. 5:15Uthyrningsrapporter

Se den på YouTube

Vanliga frågor

Vad kan GPS användas till vid maskinuthyrning?
GPS ger överblick över var utrustningen är, om enheten är ledig, uthyrd eller på service, och vilka data som är relevanta när ett hyresavtal ska avslutas.
Kan man debitera efter faktisk användning?
Ja. I Nemtrack kan ett hyresavtal använda en prismodell per dag, timme, kilometer, motortimme eller fast pris. Dag- och timpris räknas utifrån hyresperioden. Kilometer och motortimmar kommer från GPS, eller från mätarställningen om maskinen saknar tracker.
Kan samma maskin bokas två gånger?
Nej. En maskin kan inte bokas två gånger under samma period, och när ni skapar ett hyresavtal visas bara de maskiner som är lediga.
Kan en uthyrningsfaktura skickas till bokföringen?
Nemtrack skapar själv fakturan när hyresavtalet avslutas och skickar den som PDF till kunden. Använder ni Business Central kan fakturan skickas dit för bokföring.

Läs också